Les présentes Conditions Générales régissent la souscription des services de centre d’affaires de Weboffice — Sediação de Empresas e Domiciliação de Empresários, Lda., y compris les commandes passées via ce site web.
1. Identification du prestataire
Les présentes Conditions Générales régissent la prestation de services par :
- Weboffice — Sediação de Empresas e Domiciliação de Empresários, Lda.
- NIPC : 509655700
- Siège social : Rua Pinto Bessa n.º 522, R/C Esquerdo, 4300-428 Porto, Portugal
- E-mail : info@weboffice.pt
- Téléphone : +351 225 899 800 (appel vers le réseau fixe national portugais)
Ci-après dénommée WebOffice. La personne physique ou morale qui souscrit les services est ci-après dénommée le Client.
2. Objet et champ d’application
Les présentes Conditions s’appliquent à la souscription des services de centre d’affaires fournis par WebOffice, qu’ils soient souscrits sur place, par téléphone, par e-mail ou via ce site web.
Les services sont fournis dans les centres WebOffice de Porto (Rua Pinto Bessa) et de Vila Nova de Gaia (Avenida da República).
La proposition ou le bulletin de souscription signé par le Client identifie le service, la formule, le prix et la période souscrite. En cas de divergence, ce qui y est spécifiquement convenu prévaut ; pour le reste, les présentes Conditions s’appliquent.
3. Acceptation des conditions
La souscription de tout service implique l’acceptation intégrale des présentes Conditions, dans leur version en vigueur à la date de la souscription.
Pour les commandes passées via le site web, le Client déclare avoir lu et accepté les présentes Conditions avant de finaliser le paiement. Sans cette acceptation, la commande ne peut pas être finalisée.
4. Nature du contrat
Le contrat a pour objet la prestation de services et l’octroi au Client du droit d’utiliser les espaces et les infrastructures du centre d’affaires, dans les conditions de la formule souscrite.
Le contrat ne constitue pas un bail et ne confère au Client aucun droit réel ni aucune possession sur l’immeuble ou sur une partie de celui-ci. WebOffice conserve le contrôle et la gestion des locaux ainsi que le droit d’accéder aux espaces pour le nettoyage, la maintenance, la sécurité ou le respect d’obligations légales, avec préavis chaque fois que cela est possible.
Dans les formules sans poste fixe, le droit d’utilisation ne porte pas sur un emplacement déterminé.
5. Services
WebOffice met à disposition, dans les conditions décrites sur chaque page de service :
- Bureau Virtuel — adresse professionnelle immatriculable, gestion du courrier et services associés, dans les formules Quick, Express, Express Plus et Executive.
- Coworking — poste de travail flexible ou bureau attitré en espace partagé, dans les formules Nomad, Nomad Plus, Resident et Resident Plus.
- Bureau Privé — salle fermée à usage exclusif, dans les formules Basic et Corporate, à partir de deux postes de travail.
- Salles de réunion — réservation à l’unité ou par packs de fractions, dans les salles London (Porto) et Florença (Vila Nova de Gaia).
Le contenu exact de chaque formule est celui figurant sur la page de service correspondante au moment de la souscription.
6. Prix, TVA et facturation
Tous les prix affichés sur le site web sont indiqués hors TVA. Au montant indiqué s’ajoute la TVA au taux légal en vigueur, actuellement de 23 %.
La facture détaille toujours la base imposable et la TVA appliquée, et elle est émise au nom des données de facturation fournies par le Client. L’exactitude de ces données relève de la responsabilité du Client.
Les prix des formules avec période d’engagement sont présentés en valeur mensuelle et sont facturés pour la période souscrite — six ou douze échéances, selon la formule choisie.
7. Moyens de paiement
Sont acceptés le virement bancaire, le prélèvement SEPA et la carte de crédit ou de débit. Les paiements par carte sont traités par un prestataire de services de paiement ; WebOffice n’a pas accès aux données complètes de la carte.
Pour les commandes réglées par virement bancaire, le service n’est activé qu’après confirmation de l’encaissement.
Tout retard de paiement fait courir des intérêts de retard au taux légal applicable et confère à WebOffice le droit de suspendre la prestation du service, dans les conditions de la clause Suspension et résiliation.
8. Souscription et documents
L’activation de tout service est subordonnée à la remise et à la validation des documents exigés, notamment l’extrait d’immatriculation permanent et le RCBE de l’entreprise, une pièce d’identité, le numéro fiscal et un justificatif de domicile du responsable de la souscription, ainsi qu’un justificatif d’IBAN le cas échéant.
La liste complète et à jour est disponible sur Documents requis.
Après validation des documents, le service est actif dans un délai de 24 heures ouvrables.
Le Client s’engage à maintenir ses documents à jour pendant toute la durée du contrat et à signaler toute modification importante dans un délai de 30 jours.
WebOffice se réserve le droit de refuser la souscription lorsque les documents ne sont pas remis, sont insuffisants ou soulèvent des doutes fondés quant à l’identité ou à l’activité du Client, notamment au regard des obligations légales d’identification et de vigilance.
9. Durée, reconduction et révision des prix
Les services avec période d’engagement ont une durée minimale semestrielle ou annuelle, selon la formule choisie et telle qu’indiquée au moment de la souscription.
À l’issue de la période souscrite, le contrat est reconduit automatiquement pour une période équivalente, sauf résiliation par l’une des parties.
La résiliation doit être notifiée par écrit à info@weboffice.pt, avec un préavis minimum de 30 jours avant le terme de la période en cours.
WebOffice peut réviser les prix à la reconduction. La révision est communiquée au Client avec un préavis minimum de 30 jours avant le terme de la période en cours ; s’il ne l’accepte pas, le Client peut résilier le contrat jusqu’au terme de cette période, sans aucune pénalité.
Le passage à une formule supérieure peut se faire à tout moment, avec effet immédiat et un montant calculé au prorata. Le passage à une formule inférieure ne prend effet qu’au terme de la période souscrite. Aucune de ces modifications n’entraîne de frais.
10. Droit de rétractation
Le Client qui est un consommateur au sens de la loi et qui souscrit à distance ou hors établissement dispose d’un délai de 14 jours pour se rétracter sans avoir à indiquer de motif, conformément au décret-loi portugais n.º 24/2014 du 14 février.
Le délai court à compter de la date de conclusion du contrat. La rétractation doit être notifiée par une déclaration dénuée d’ambiguïté à info@weboffice.pt.
Si le Client demande expressément que la prestation du service commence pendant le délai de rétractation, il est tenu de payer le montant proportionnel au service déjà fourni jusqu’au moment de la notification. Lorsque la prestation a été intégralement exécutée pendant ce délai, avec l’accord préalable et exprès du Client et la reconnaissance qu’il perd son droit de rétractation, ce droit prend fin.
Ce droit ne s’applique pas aux contrats conclus par des professionnels ou des entreprises dans le cadre de leur activité.
11. Adresse, courrier et fin d’utilisation
L’adresse mise à disposition dans le cadre du Bureau Virtuel peut être utilisée comme siège social, succursale ou lieu de représentation de l’entreprise du Client, ainsi que pour la réception de courrier à son nom.
Le courrier est traité conformément au protocole défini avec le Client. WebOffice n’ouvre pas le courrier sans instruction expresse, sauf dans les formules incluant la numérisation du contenu, souscrite par le Client.
La réception de colis est soumise à des limites de dimension et à un délai de stockage, communiqués au Client. WebOffice peut refuser les colis qui, par leur nature, leur dimension ou leurs conditions de conservation, ne peuvent pas être réceptionnés.
Le Client s’engage à n’utiliser l’adresse que pour l’activité déclarée et à ne pas l’associer à une activité illicite ou susceptible de porter atteinte à la réputation de WebOffice ou des autres clients du centre.
À la fin du contrat, le Client s’engage à faire modifier, dans un délai de 30 jours, le siège social ou le domicile fiscal enregistrés à l’adresse de WebOffice, et à cesser de l’utiliser sur tout support, notamment factures, site web, registres publics et supports de communication. WebOffice cesse de réceptionner le courrier au nom du Client et n’est pas responsable du sort de celui qui viendrait à être adressé à cette adresse.
12. Salles de réunion
Les réservations de salle sont soumises à disponibilité et confirmées par WebOffice.
Les packs de fractions sont valables 12 mois à compter de la date d’achat. Les fractions peuvent être utilisées par sessions d’une heure, d’une demi-journée ou d’une journée complète, et ne sont ni remboursables ni transmissibles à l’issue de ce délai.
Les heures de salle incluses dans certaines formules ne sont pas cumulables d’une période à l’autre et sont automatiquement décomptées lors de la réservation.
13. Services additionnels et consommations supplémentaires
Les services signalés comme additionnels dans les fiches de service sont payants, selon la grille tarifaire en vigueur, disponible sur demande.
L’utilisation de services additionnels implique un prépaiement de 25 € + TVA, débité au fur et à mesure de la fourniture des services.
14. Règles d’utilisation des espaces
Le Client, ses collaborateurs et ses visiteurs s’engagent à respecter les règles d’utilisation du centre, notamment :
- utiliser les espaces communs dans le respect des autres utilisateurs, en maintenant un niveau sonore compatible avec le travail de chacun ;
- ne pas afficher, modifier ni retirer d’éléments des locaux sans autorisation préalable et écrite ;
- ne pas introduire dans les espaces de substances ou d’objets dangereux, inflammables ou interdits par la loi ;
- respecter l’interdiction de fumer dans les locaux ainsi que les consignes de sécurité et d’évacuation ;
- identifier les visiteurs à la réception et les accompagner pendant leur présence dans le centre.
WebOffice peut établir et mettre à jour des règles d’utilisation propres à chaque centre, en les communiquant au Client.
15. Accès, badges et clés
Les moyens d’accès — badges, codes ou clés — sont personnels et incessibles, et sont attribués au Client pour un usage exclusif par lui-même et par ses collaborateurs identifiés.
Le Client est responsable de la conservation des moyens d’accès et s’engage à signaler immédiatement toute perte ou utilisation abusive. Le remplacement d’un badge perdu ou endommagé est facturé selon la grille tarifaire en vigueur.
Tous les moyens d’accès doivent être restitués au plus tard à la date de fin du contrat.
16. Internet et utilisation du réseau
La connexion Internet est mise à disposition pour l’usage professionnel du Client. Le Client s’engage à ne pas l’utiliser à des fins illicites, pour accéder à des contenus interdits par la loi ou les diffuser, ni d’une manière qui compromette la sécurité ou les performances du réseau pour les autres utilisateurs.
Le Client est responsable de la sécurité de ses propres équipements et données, notamment des sauvegardes et de la protection contre les logiciels malveillants.
WebOffice prend des mesures raisonnables pour assurer la disponibilité et la sécurité du réseau, mais ne garantit pas un fonctionnement ininterrompu et ne répond pas des pertes résultant d’une indisponibilité, sauf lorsqu’elle lui est imputable à titre de faute.
17. Changement d’espace
Si l’équipe du Client s’agrandit, WebOffice cherche à le reloger dans un espace plus grand au sein du même centre, en conservant le contrat et l’historique, sous réserve de disponibilité et au prix correspondant au nouvel espace. La demande doit être faite avec un préavis minimum de 30 jours.
Pour des raisons de gestion des locaux, de travaux ou de sécurité, WebOffice peut reloger le Client dans un espace de caractéristiques et de dimensions équivalentes au sein du même centre, avec un préavis raisonnable et sans augmentation de prix, en prenant en charge les frais de déménagement.
18. Biens du Client et assurances
Les biens, équipements et documents que le Client conserve dans les locaux demeurent sous sa responsabilité exclusive.
WebOffice n’assure pas la couverture des biens du Client et ne répond pas de leur perte, de leur vol ou de leur détérioration, sauf lorsqu’ils résultent d’un fait qui lui est imputable à titre de faute. Il est recommandé au Client de souscrire une assurance adaptée aux biens qu’il conserve dans le centre et à sa responsabilité civile envers les tiers.
19. Obligations du Client
Outre les dispositions des clauses précédentes, le Client s’engage à :
- utiliser les espaces et les services conformément à la finalité souscrite ;
- ne pas exercer à l’adresse ou dans les espaces une activité illicite, ni une activité perturbant le fonctionnement du centre ou les autres utilisateurs ;
- maintenir à jour ses coordonnées et ses données de facturation ;
- ne pas céder à des tiers, à quelque titre que ce soit, le droit d’utilisation de l’adresse ou de l’espace, sans accord préalable et écrit de WebOffice ;
- répondre des dommages causés aux locaux ou aux équipements par lui-même, ses collaborateurs ou ses visiteurs, y compris des frais de remise de l’espace dans l’état où il lui a été remis, hors usure normale d’utilisation.
20. Confidentialité
Chaque partie s’engage à préserver la confidentialité des informations de l’autre auxquelles elle a accès du fait du contrat, à ne pas les divulguer à des tiers et à ne pas les utiliser à une fin autre que l’exécution du contrat.
Font exception les informations publiques, celles que la partie détenait déjà licitement, ou celles dont la divulgation est exigée par la loi ou par une autorité compétente.
Cette obligation demeure pendant deux ans après la fin du contrat.
21. Non-sollicitation de collaborateurs
Pendant la durée du contrat et durant les six mois suivant sa cessation, le Client s’engage à ne pas recruter ni démarcher, directement ou indirectement, les collaborateurs de WebOffice avec lesquels il a été en contact du fait du contrat, sauf accord préalable et écrit.
Cette obligation ne fait pas obstacle à la réponse à des annonces de recrutement adressées au public en général.
22. Suspension et résiliation
WebOffice peut suspendre la prestation du service en cas de retard de paiement supérieur à 15 jours, après mise en demeure du Client, les montants correspondant à la période souscrite restant dus.
Chacune des parties peut résilier le contrat, avec effet immédiat, en cas de manquement grave de l’autre partie non régularisé dans un délai de 15 jours après mise en demeure écrite.
WebOffice peut en outre résilier le contrat avec effet immédiat lorsque l’activité du Client est illicite, lorsque celui-ci fournit une information fausse et déterminante, ou lorsque son comportement met en danger des personnes, des biens ou le fonctionnement du centre.
La fin du contrat ne libère pas le Client du paiement des sommes échues ni de celles correspondant à la période minimale souscrite, et implique la libération de l’espace, la restitution des moyens d’accès et le respect des dispositions de la clause Adresse, courrier et fin d’utilisation.
23. Responsabilité et force majeure
WebOffice répond des dommages résultant de l’inexécution fautive de ses obligations, dans les conditions du droit commun.
WebOffice ne répond pas des pertes indirectes ou des manques à gagner, ni des interruptions de service dues à des causes qui lui sont étrangères, notamment les coupures d’électricité, d’eau ou de communications.
Aucune des parties ne répond de l’inexécution résultant d’un fait imprévisible et échappant à son contrôle, notamment une catastrophe naturelle, un incendie, un acte de l’autorité publique, un conflit social ou une défaillance généralisée des infrastructures. La partie affectée en informe l’autre dès que possible ; si l’empêchement persiste plus de 30 jours, chacune des parties peut résilier le contrat sans pénalité.
WebOffice n’est pas partie aux relations du Client avec des tiers et ne répond pas du contenu du courrier reçu au nom de celui-ci.
24. Protection des données
Le traitement des données personnelles dans le cadre de la prestation de ces services est effectué conformément à la Politique de Confidentialité, qui fait partie intégrante des présentes Conditions.
Lorsque, dans l’exécution du contrat, WebOffice traite des données personnelles pour le compte du Client, elle le fait conformément aux instructions de celui-ci et aux garanties exigées par le Règlement Général sur la Protection des Données.
25. Communications
Les communications entre les parties se font par écrit, aux coordonnées indiquées dans le bulletin de souscription ; sont considérées comme valables celles envoyées par e-mail à info@weboffice.pt et à l’adresse e-mail indiquée par le Client.
Les communications sont réputées reçues le jour ouvrable suivant leur envoi, sauf preuve contraire. Il appartient à chaque partie de maintenir ses coordonnées à jour.
26. Cession du contrat
Le Client ne peut céder sa position contractuelle, en tout ou partie, sans accord préalable et écrit de WebOffice.
WebOffice peut céder sa position contractuelle dans le cadre d’une réorganisation de société ou d’une cession de fonds, dès lors qu’il n’en résulte aucune diminution des garanties du Client, moyennant information préalable de ce dernier.
27. Réclamations et règlement des litiges
Le Client peut déposer une réclamation via le Livre de Réclamations, au format papier dans les locaux ou au format électronique sur le portail officiel.
En cas de litige de consommation, le consommateur peut saisir l’entité de règlement extrajudiciaire des litiges compétente pour la région de Porto, le CICAP — Centro de Informação de Consumo e Arbitragem do Porto (www.cicap.pt), et, pour les litiges en ligne, la plateforme européenne de Règlement en Ligne des Litiges.
28. Loi applicable et juridiction
Les présentes Conditions sont soumises à la loi portugaise.
Pour le règlement de tout litige né des présentes Conditions, le tribunal de l’arrondissement de Porto est compétent, à l’exclusion expresse de tout autre, sans préjudice des règles impératives applicables aux contrats conclus avec des consommateurs.
29. Dispositions finales
Les présentes Conditions, avec la proposition ou le bulletin de souscription signé par le Client et la Politique de Confidentialité, constituent l’intégralité de l’accord entre les parties quant à leur objet.
La nullité ou l’invalidité d’une clause n’affecte pas les autres, qui demeurent en vigueur ; la clause invalide est remplacée par une autre qui, étant valable, se rapproche le plus de la finalité visée par les parties.
La tolérance de l’une des parties à l’égard d’un manquement de l’autre ne vaut pas renonciation au droit correspondant ni ne modifie ce qui a été convenu.
30. Modifications
WebOffice peut modifier les présentes Conditions à tout moment. Les modifications sont publiées sur cette page, avec l’indication de la date de la dernière mise à jour, et s’appliquent aux souscriptions postérieures à leur publication.
Pour les contrats en cours, les modifications qui alourdissent les obligations du Client ne prennent effet qu’à compter de la reconduction suivante et sont communiquées avec un préavis minimum de 30 jours.
