La présente Politique de Confidentialité décrit la manière dont WebOffice, Lda collecte, utilise et protège les données personnelles des Utilisateurs de ce site web et des Clients de ses services de centre d’affaires, conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD — Règlement UE 2016/679) et à la loi portugaise n.º 58/2019 du 8 août.

1. Propriétaire et responsable du traitement des données

Le responsable du traitement des données personnelles est :

• WebOffice, Lda
• NIPC : 509655700
• Siège social : Rua Pinto Bessa n.º 522, R/C Esquerdo, 4300-428 Porto, Portugal
• E-mail : info@weboffice.pt
• Téléphone : +351 225 899 800 (appel vers le réseau fixe national portugais)

2. Données personnelles collectées

WebOffice collecte les types de données personnelles suivants, fournis directement par l’Utilisateur ou recueillis automatiquement lors de l’utilisation du site web :

2.1. Données fournies directement

• Nom et prénom
• Adresse e-mail
• Numéro de téléphone
• Nom de l’entreprise et numéro fiscal (le cas échéant)
• Message ou demande d’information envoyé via les formulaires de contact

2.2. Données recueillies automatiquement

• Adresse IP
• Type et version du navigateur
• Système d’exploitation
• Pages visitées et temps passé sur le site
• Données de cookies (voir section 8)

3. Modalités et lieu du traitement

Les données sont traitées par des moyens automatisés et manuels, avec des procédures et des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées pour empêcher tout accès, divulgation, modification ou destruction non autorisés. Les données sont traitées dans les locaux opérationnels de WebOffice et en tout autre lieu où se trouvent les sous-traitants intervenant dans le traitement, tous soumis à des obligations de confidentialité.

4. Finalités du traitement

Les données collectées sont utilisées aux finalités suivantes :

• Réponse aux demandes d’information et de devis
• Fourniture des services souscrits (bureaux virtuels, coworking, bureaux individuels, business lounge)
• Gestion de la relation contractuelle et facturation
• Respect des obligations légales et fiscales
• Communication d’actualités, de contenus et de promotions (uniquement avec consentement exprès)
• Amélioration continue du site web et des services (analyses statistiques anonymisées)
• Sécurité et prévention de la fraude

5. Base légale du traitement

Le traitement des données personnelles repose sur les bases légales suivantes, selon la finalité :

• Exécution d’un contrat ou mesures précontractuelles (art. 6, § 1, point b) du RGPD)
• Respect d’une obligation légale (art. 6, § 1, point c) du RGPD) — par exemple, les obligations fiscales et d’identification des clients
• Consentement de la personne concernée (art. 6, § 1, point a) du RGPD) — pour les communications marketing et les cookies non essentiels
• Intérêt légitime (art. 6, § 1, point f) du RGPD) — pour la sécurité du réseau, la prévention de la fraude et les analyses d’utilisation

6. Durée de conservation

Les données personnelles sont conservées pendant la durée strictement nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées, à savoir :

• Données de contact commercial (formulaires) : jusqu’à 24 mois après le dernier contact
• Données des clients actifs : pendant toute la durée du contrat et jusqu’à 5 ans après sa cessation, sauf délais légaux supérieurs
• Documents fiscaux : 10 ans (art. 123 du CIRC et art. 52 du CIVA)
• Données à des fins de marketing : jusqu’au retrait du consentement

7. Droits des personnes concernées

Conformément au RGPD, l’Utilisateur a le droit :

• D’accès à ses données personnelles
• De rectification des données inexactes ou incomplètes
• D’effacement de ses données (« droit à l’oubli »), dans les conditions prévues par la loi
• De limitation du traitement
• À la portabilité des données
• D’opposition au traitement, y compris à des fins de prospection directe
• De retirer son consentement à tout moment, sans porter atteinte à la licéité du traitement antérieur
• De ne pas faire l’objet de décisions automatisées, y compris le profilage

Ces droits peuvent être exercés par e-mail à l’adresse info@weboffice.pt, en indiquant clairement le droit que vous souhaitez exercer et en joignant un justificatif d’identité.

8. Cookies

Ce site web utilise des cookies propres et de tiers pour assurer son fonctionnement, analyser le trafic et personnaliser l’expérience. Pour des informations détaillées sur les cookies utilisés et sur la manière de gérer vos préférences, consultez la Politique de Cookies.

9. Transferts internationaux

Lorsque cela est nécessaire, WebOffice peut faire appel à des prestataires de services (par exemple hébergement web, messagerie, analyse de trafic) qui traitent des données en dehors de l’Espace économique européen. Dans ce cas, il est garanti que ces transferts respectent les garanties appropriées prévues au chapitre V du RGPD, y compris, le cas échéant, les décisions d’adéquation de la Commission européenne ou les clauses contractuelles types.

10. Sécurité des données

WebOffice adopte des mesures techniques et organisationnelles adaptées au risque, notamment le chiffrement TLS sur le site web, des contrôles d’accès, des sauvegardes régulières et la formation des collaborateurs en matière de protection des données, afin de protéger les données personnelles contre la perte, la destruction, l’accès non autorisé ou la divulgation accidentelle.

11. Modifications de la présente Politique

WebOffice se réserve le droit de mettre à jour la présente Politique de Confidentialité à tout moment. Les modifications seront publiées sur ce site, avec l’indication de la date de la dernière mise à jour. Nous vous recommandons de consulter cette page régulièrement.

12. Contact et réclamations

Pour toute question relative au traitement de vos données personnelles, contactez-nous à l’adresse info@weboffice.pt.

Si vous estimez que le traitement de vos données enfreint le RGPD, vous avez également le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente :

• Comissão Nacional de Protecção de Dados (CNPD)
• Av. D. Carlos I, 134 — 1.º, 1200-651 Lisboa
• Téléphone : +351 213 928 400
• E-mail : geral@cnpd.pt
• Web : www.cnpd.pt